(Phụ Nữ Hiện Đại) – Trong giao tiếp, kỹ năng đặt câu hỏi là điều rất quan trọng. Một câu hỏi hay sẽ giúp bạn nhận được câu trả lời như ý muốn. Bên cạnh đó nó còn là cách giúp bạn kết nối với người đối diện, gợi mở những mối quan hệ có ích cho công việc.
Để đặt câu hỏi được hiệu quả, bạn cần nắm vững các dạng và kỹ năng đặt câu hỏi để áp dụng cho mình trong từng hoàn cảnh khác nhau sao cho phù hợp nhất.
Nhận biết các dạng câu hỏi
Trước khi đặt câu hỏi, bạn cần nắm vững các dạng câu hỏi, có như vậy khi áp dụng hình thức hỏi mới đạt được hiệu quả.
Các dạng câu hỏi bao gồm: Câu hỏi mở – đóng, câu hỏi hình nón, câu hỏi thăm dò, câu hỏi tu từ. Mỗi dạng câu hỏi sẽ dùng cho mục đích khác nhau.
Câu hỏi mở: Thường sẽ chứa các cụm từ Nghĩ gì, tại sao, ở đâu, như thế nào, bằng cách nào… Và theo đó cũng có câu trả lời dài hơn chứa đựng các thông tin, cảm xúc, quan điểm hay phương án giải quyết một vấn đề nào đó.
Câu hỏi mở được sử dụng trong trường hợp người hỏi cần thêm phát triển cuộc trò chuyện như phỏng vấn ngược nhà tuyển dụng trong quá trình tìm việc làm, tìm kiếm thông tin hay tham khảo ý kiến của người được hỏi.
Câu hỏi đóng: Là dạng câu hỏi thường có chưa các từ “Có phải, đúng không, có/ không…? Câu hỏi đóng cần một câu trả lời mang tính dứt khoát, quyết định, ngắn gọn. Nó được dùng đến khi bạn biết về một quyết định rõ ràng, chắc chắn hoặc muốn kết thúc cuộc trò chuyện.
Câu hỏi hình nón: Là dạng câu hỏi bắt đầu từ những câu hỏi khái quát, sau đó dẫn dắt người trả lời đi vào chi tiết. Dạng câu hỏi này được dùng khi điều tra một vấn đề nào đó để biết thêm thông tin chi tiết.
Câu hỏi thăm dò: Câu hỏi dạng thăm dò dùng trong trường hợp bạn muốn biết thấu đáo một thông tin khác. Câu hỏi thăm dò đạt được hiệu quả khi người hỏi khai thác được thông tin mà người trả lời có ý định né tránh không muốn nói thật ra từ đầu.
Câu hỏi tu từ: Bản chất thật của câu hỏi tu từ là dạng câu khẳng định được viết dưới dạng câu hỏi. Câu hỏi tu từ sẽ phát huy hiệu quả nếu bạn muốn được sự đồng thuận của đối phương và giúp họ dễ dàng tham gia vào câu chuyện.
Xác định mục đích đặt câu hỏi
Khi đã hiểu rõ về các dạng câu hỏi như trên thì bạn cần xác định được mục tiêu đặt câu hỏi của mình là gì. Chẳng hạn không nên đặt một câu hỏi đóng khi cần khai thác thông tin hay không nên dùng một câu hỏi tu từ khi bạn cần biết rõ ý kiến, quan điểm của người được hỏi.
Dựa vào mối quan hệ để đặt dạng câu hỏi thích hợp
Một điều quan trọng trong kỹ năng đặt câu hỏi nữa là mối quan hệ. Mối quan hệ giữa bạn và người được hỏi là mối quan hệ gì? Đối tác, khách hàng tiềm năng, khách hàng cũ, sếp – nhân viên hay đồng nghiệp cùng tham gia vào một dự án? Tất cả điều này có nghĩa là mối quan hệ sẽ quyết định cách thức, thái độ, và danh xưng khi đặt câu hỏi. Chẳng hạn, với đối tác, khách hàng cần dùng danh xưng lịch thiệp; với cấp trên có thể khiêm tốn, lịch sự; với đồng nghiệp có thể thân mật, thoải mái hơn.
Để ý cách sử dụng ngôn từ phù hợp
Để đặt câu hỏi giao tiếp hiệu quả, người hỏi cần để ý ngôn từ. Cách dùng từ ngữ trong giao tiếp cực kì quan trọng. Nó chứng tỏ tâm ý người hỏi đối với người được hỏi. Dùng từ lịch sự, nhã nhặn và khéo léo thay vì các từ ngữ thô tục, phản cảm, cộc lốc dễ gây mất thiện cảm với người được hỏi. Qua cách dùng từ khi đặt câu hỏi, người được hỏi cũng sẽ quyết định về thái độ và cách trả lời tương tự.
Lắng nghe câu trả lời một cách chân thành và tôn trọng
Khi người được hỏi đưa ra câu trả lời bạn nên dành thời gian tiếp đó để lắng nghe một cách chân thành và tôn trọng dù cho câu trả lời đó không đúng như ý muốn của bạn. Đừng chỉ hỏi bâng quơ, hỏi mà không thật sự quan tâm đến nội dung và tâm tình của người đáp, như vậy sẽ làm cho cuộc trò chuyện trở nên vô bổ. Chưa kể người trả lời sẽ khó chịu với cách hành xử của bạn.
Để ý đến tâm trạng của người được hỏi
Trong một số trường hợp bạn cần để ý đến tình trạng của người được hỏi. Có thể họ cảm thấy không khỏe, không muốn tiếp tục câu chuyện với bạn hay gặp vấn đề riêng nào đó cần giải quyết. Nếu gặp tình cảnh như vậy bạn cần để ý hơn đến việc đặt câu hỏi đảm bảo không gây khó chịu, miễn cưỡng cho người được hỏi. Lưu ý, hạn chế hỏi những câu hỏi không liên quan thực sự đến bạn, không quá tò mò. Vì bạn có thể sẽ nhận được câu trả lời qua loa đại khái, thậm chí người đối diện không muốn tiếp tục trò chuyện với bạn.
Để giao tiếp hiệu quả, việc nắm vững kỹ năng đặt câu hỏi đóng vai trò quan trọng. Bạn sẽ nhận được câu trả lời tương xứng qua cách đặt câu hỏi. Trong nhiều trường hợp, nếu không có các câu hỏi phù hợp thì cuộc trò chuyện sẽ đi vào ngõ cụt. Đặt câu hỏi khéo léo vừa giúp bạn tìm được câu trả lời vừa giúp tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa bạn và người khác. Cách đặt câu hỏi cũng phần nào thể hiện tư duy và cách ứng xử của bạn với mọi người. Do đó, để xây dựng được hình ảnh tốt và giao tiếp hiệu quả, bạn cầ
n rèn luyện kỹ năng này để dễ thành công không chỉ trong công việc mà cả cuộc sống.
Đặng Hảo
*Nội dung được thực hiện theo ĐKKD của C.A.M Media
